Analisando os Processos do Orçamento

Entenda Todo o Processo do Orçamento(Pedido de Venda)

Fluxograma do Cadastro de Orçamento

Etapa 1: Cadastro do orçamento

1.1 Início

• Descrição: O processo começa quando um cliente(distribuidor de combustíveis, indústria alimentícia, etc.) solicita um orçamento para a compra de etanol ou açúcar.

• Exemplo: Um distribuidor de combustíveis solicita um orçamento para 100.000 litros de etanol.

1.2 Cadastrar Identificação do Orçamento

• Descrição: A usina registra no sistema as informações básicas do orçamento, como número do orçamento, cliente, produto(etanol ou açúcar), quantidade, valor total e data de validade.

• Exemplo: O sistema gera o número de orçamento ORC-12345 e registra os dados do cliente e do produto(etanol hidratado).

1.3 Tipo de Pagamento

• Descrição: O sistema permite escolher entre três opções de pagamento, cada uma com regras específicas:

  1. Fatura na Nota Fiscal:

     • As duplicatas são geradas diretamente na nota fiscal.

     • Um adiantamento pode ser cadastrado, mas não é obrigatório.

     • Exemplo: O cliente opta por pagar após a emissão da nota fiscal, sem adiantamento.

  2. Pagamento Antecipado:

     • O sistema exige a geração de um adiantamento no orçamento de forma obrigatória.

     • O orçamento só pode ser vinculado à nota fiscal após a liquidação do adiantamento.

     • Exemplo: O cliente paga 30% do valor total (R$ 75.000,00) antecipadamente, e a usina registra o recebimento.

  3. Agrupamento de Notas Fiscais:

     • Os títulos gerados terão um prefixo de agrupamento configurado nos dados da empresa.

     • Facilita a visualização dos valores a receber em situações onde os títulos devem ser agrupados.

     • Exemplo: O cliente solicita o agrupamento de notas fiscais para facilitar o controle financeiro.

1.4 Cadastrar Item do Orçamento

• Descrição: Os itens do orçamento são detalhados, incluindo tipo de produto (etanol hidratado, açúcar cristal, etc.), quantidade, preço unitário e condições de entrega.

• Exemplo: O sistema registra que o orçamento ORC-12345 inclui 100.000 litros de etanol hidratado a R$ 2,50 por litro.

1.5 Financeiro Libera Faturamento

• Descrição: O setor financeiro verifica se o orçamento está liberado para faturamento, com base nas condições de pagamento e na política da usina.

  • Sim: O fluxo segue para a próxima etapa(Autorização Status).

  • Não: O orçamento fica aguardando liberação financeira.

• Exemplo: O setor financeiro confirma que o adiantamento foi recebido (no caso de pagamento antecipado) e libera o faturamento.

Etapa 2: Autorização do Orçamento

2 Autorização Status

• Descrição: Verificação de autorização pelo botão status. O sistema verifica se o orçamento está pronto para ser autorizado, com base nas aprovações e condições financeiras.

  • Sim: O orçamento será autorizado pelo botão status.

  • Não: O fluxo segue para a rotina de vistos.

• Exemplo: O sistema confirma que todas as condições foram atendidas e que o orçamento está pronto para ser autorizado.

2.2 Autorizar Orçamento

• Descrição: Após todas as verificações e aprovações, o orçamento é formalmente autorizado.

• Exemplo: O sistema atualiza o status do orçamento ORC-12345 para "Autorizado".

2.3 Rotina de Vistos do Orçamento

• Descrição: O orçamento passa por uma rotina de aprovações (vistos) por parte dos responsáveis da usina (gerente comercial, logística, financeiro).

• Exemplo: O gerente comercial aprova o orçamento, o setor de logística confirma a disponibilidade do etanol, e o setor financeiro valida as condições de pagamento.

2.4 Autorizando...

• Descrição: O processo de autorização está em andamento. Inclui a geração de documentos (nota fiscal) e o planejamento da entrega.

• Exemplo: A usina emite a nota fiscal e agenda a entrega dos 100.000 litros de etanol.

2.5 Aguardando Faturamento

• Descrição: O orçamento está autorizado e aguarda pela emissão de notas fiscais.

• Exemplo: No caso de pagamento antecipado, a usina aguarda a liquidação do adiantamento antes de vincular o orçamento à nota fiscal.

11. Fim

• Descrição: O processo de autorização do pedido de venda é concluído com sucesso. O cliente recebe a confirmação, e a usina prepara a entrega.

Exemplo: O cliente recebe a confirmação de que o orçamento ORC-12345 foi autorizado e que o etanol será entregue na data combinada.

Fluxograma da Liberação de Carregamento

Etapa 1: Liberação de carregamento

1.1 Início

• Descrição: O processo começa com um orçamento já autorizado, que precisa ser liberado para carregamento do produto (etanol ou açúcar).

• Exemplo: Um orçamento para 100.000 litros de etanol foi autorizado e agora precisa ser liberado para carregamento.

1.2 Orçamento Autorizado?

• Descrição: O sistema verifica se o orçamento está autorizado.

  • Sim: O fluxo segue para a próxima etapa.

  • Não: O orçamento precisa ser autorizado antes de prosseguir.

• Exemplo: O orçamento ORC-12345 está autorizado, então o fluxo continua.

1.3 Autorizar Orçamento

• Descrição: Se o orçamento não estiver autorizado, ele precisa passar pelo processo de autorização(conforme descrito no fluxo de cadastro do orçamento).

• Exemplo: O orçamento é autorizado pelo gerente comercial e pelo setor financeiro.

1.4 Liberação por Tipo?

• Descrição: O sistema verifica se a liberação do orçamento deve seguir algum tipo específico de liberação (mediante pagamento, carregamento em matriz e filial, ou venda triangular).

  • Sim: O fluxo segue para a etapa correspondente ao tipo de liberação.

  • Não: A liberação é feita de forma padrão (cadastro para o cliente que compra e recebe o produto).

• Exemplo: O cliente solicitou uma liberação mediante pagamento, então o fluxo segue para essa etapa.

1.5 Mediante Pagamento

• Descrição: Algumas empresas só autorizam o carregamento após a confirmação do pagamento pelo cliente. Nesse caso, as liberações são realizadas conforme os valores são recebidos.

  • Sim: O sistema gera um adiantamento e aguarda a confirmação do pagamento.

  • Não: O fluxo segue para a próxima etapa.

• Exemplo: O cliente pagou 50% do valor total, e a usina libera o carregamento correspondente a essa porcentagem.

1.6 Carreg. Matriz e Filial

• Descrição: Quando o contrato (orçamento de venda) é feito para um cliente específico (ex: Shell), mas os carregamentos serão destinados às suas filiais. A cada liberação, a quantidade e o valor são ajustados conforme cada carregamento.

  • Sim: O sistema ajusta a quantidade e o valor para cada filial.

  • Não: O fluxo segue para a próxima etapa.

• Exemplo: O cliente Shell solicita que o etanol seja entregue em três filiais diferentes, e a usina ajusta as liberações conforme cada destino.

1.7 Venda Triangular

• Descrição: Quando se trata de uma operação triangular. O cliente da compra indica para a usina outro cliente para entrega do produto. A liberação no orçamento é obrigatória, pois define quais clientes irão gerar as notas fiscais e quais serão responsáveis pela Venda Ordem e Remessa Ordem.

  • Sim: O sistema registra os dados do cliente indicado para entrega.

  • Não: O fluxo segue para a próxima etapa.

• Exemplo: O cliente A compra o etanol, mas solicita que a entrega seja feita para o cliente B. A usina registra os dados do cliente B para a liberação. Automaticamente, o sistema CHBWEB irá gerar duas notas fiscais: uma de "venda a ordem"(para o cliente A) e outra de "remessa a ordem"(para o cliente B).

1.8 Dados da Liberação

• Descrição: O sistema registra os dados da liberação, incluindo:

  • Cliente do orçamento: Quem fez a compra.

  • Quantidade Liberada: Quantidade de produto liberada para carregamento.

  • Data da Liberação: Data em que a liberação foi realizada.

• Exemplo: O sistema registra que 50.000 litros de etanol foram liberados para o cliente Shell em 10/10/2023.

1.9 Liberado para Carregar

• Descrição: Após a liberação, o produto está pronto para ser carregado no caminhão de transporte.

• Exemplo: O caminhão-tanque é liberado para carregar os 50.000 litros de etanol.

1.10 Fim

• Descrição: O processo de liberação do orçamento é concluído com sucesso. O produto é carregado e preparado para entrega.

Exemplo: O cliente recebe a confirmação de que o etanol foi liberado e está pronto para entrega.

Lançamento do Orçamento

Localização no Sistema

Faturamento / Lançamentos / Lançamentos / Orçamentos

Digitando um Orçamento

Identificação

• Ano do Orçamento: ano em que o orçamento está sendo cadastrado;

• Número do Orçamento: deixe este campo com o número 0(zero) para que o CHBWEB calcule o próximo número do pedido;

• Data de Emissão: informe a data de emissão da venda;

• Pedido do Cliente: identifica o número do pedido do cliente. Quando preenchido este campo, servirá apenas para consulta e impressão da imagem do pedido de venda(orçamento);

• Cliente/Fornecedor: selecione a opção “Cliente” para selecionar um código de cliente;

• Código do Cliente: informar o código do fornecedor responsável pela venda dos produtos. Utilize o botão de pesquisa para localizar um fornecedor cadastrado;

• Código do Representante: informar o código do representante comercial responsável pela venda dos produtos. Utilize o botão de pesquisa para localizar um representante cadastrado;

• Código da Transportadora: este campo não é obrigatório. Informar o código da trasportadora responsável pela entrega dos produtos. Utilize o botão de pesquisa para localizar uma transportadora cadastrada;

• Tipo de Frete: seleção da responsabilidade do pagamento do frete, como, por exemplo, “emitente”, “destinatário”, etc.;

• Meio de Transporte: seleção da de transporte dos produtos, como, por exemplo, “rodoviário”, “aéreo”, etc.;

• Mensagem na Nota: este campo é opcional. Uma vez informado um texto nesta área, na geração da nota fiscal de saída, este texto será exibido na área de mensagens da nota fiscal;